Er bestaan talloze redenen om zaken te doen met Chinese leveranciers. In deze blog vindt u meer uitleg over de veelgemaakte fouten die nieuwe importeurs maken bij het importeren uit China.

Sommige van onderstaande fouten lijken in eerste instantie misschien voor de hand liggend, desondanks is het cruciaal om hiervan op de hoogte te zijn.

Deze fouten zijn vaak namelijk het gevolg van de westerse mentaliteit rondom het importeren van producten uit China. Deze verschilt nogal ten opzichten van de Chinese manier van zakendoen.

Veelgemaakte fouten bij het importeren uit China

Zodra u begint met het importeren uit China, is het van belang dat u moeiteloos een zakenrelatie kunt opbouwen met de fabrikant in China. Zelfs al bent u een relatief kleine afnemer, dan nog kan een professionele ondersteuning en samenwerking tot de meest verbazingwekkende resultaten leiden.

Denk bijvoorbeeld aan problemen die snel en efficiënt voor u worden opgelost, contacten die worden onderhouden en een vlekkeloze communicatie tussen fabrikant en importeur.

De meeste Westerse importeur komen voor de relatief goedkope prijs naar China. Naast de aantrekkelijke prijs zijn veel importeurs zich ervan bewust dat de kwaliteit van de importproducten minimaal net zo belangrijk is.

1. Slechte sourcing en selectie

Een typische fout die veelgemaakt wordt, is dat importeurs een zoektocht starten op AliExpress of Alibaba, producten verzamelen, een hele reeks offertes aanvragen om deze vervolgens met elkaar te vergelijken.

Uiteindelijk selecteren ze dan een leverancier op basis van een goedkope prijs en een redelijk goede communicatie. Wat hierbij belangrijk is om te onthouden, is dat een aantrekkelijke prijs en een verstaanbare verkoper niet gelijk staan aan een geschikte leverancier voor uw bedrijf. Uiteindelijk zal deze manier van sourcing en selectie tot slechte resultaten leiden.

2. Foutieve onderhandelingen

Één van de veelgemaakte fouten bij importeren uit China is het slecht onderhandelen over zaken zoals de prijs, verpakking, levertijd en andere belangrijke specificaties omtrent het inkoopproces.

Wanneer deze zaken wel de revue passeren, dan wordt hier vaak geen document voor aangemaakt. Veel nieuwe importeurs gaan er simpelweg vanuit dat hun contactpersoon elke detail aan de fabrikant heeft doorgegeven. Uiteraard zorgt dit relatief vaak voor onverwachte problemen, waarbij u als importeur zonder schriftelijke afspraken geen poten heeft om op te staan.

Het is dus ook van belang dat u probeert te onderhandelen over allerlei zaken en deze vervolgens allemaal op papier laat zetten. Door op de juiste manier te onderhandelen is het is veel waarschijnlijker dat u serieus wordt genomen. Stel u heeft zelf weinig tot geen kennis betreft de Chinese manier van onderhandelen? Informeer dan eens naar de service en diensten van een externe partner zoals Coolen China.

3. Bekwaamheid fabrikant controleren

U kent waarschijnlijk het gezegde: voorkomen is beter dan genezen. Dit is precies waar het controleren van de fabrikant om draait. Voordat de productieband begint te lopen, wilt u als Westerse importeur de bekwaamheid van de fabrikant controleren. Daarnaast wilt u ook de kwaliteit van de productielijn controleren. Want niet alleen de fabrikant, ook het prototype van uw producten, de verpakkingen en handleidingen dienen vooraf gecheckt te worden.

Stel er ontstaan fouten bij het importeren van goederen uit China, dan wilt u dit van tevoren constateren en proberen op te lossen. Dit proces wordt nog altijd veel overgeslagen door nieuwe importeurs, of ze besteden hier simpelweg te weinig aandacht aan. Het doorlichten van de fabriek zorgt namelijk ervoor dat eventuele fouten worden opgelost, voordat de fabrikant begint met de productie.

4. Geen kwaliteitscontroles uitvoeren

Veel nieuwe importeurs hebben vaak het gevoel dat ze hun Chinese zakenpartners blindelings kunnen vertrouwen. Hierbij maken ze zich totaal geen zorgen dat de kwaliteit van hun producten gevaar zou kunnen lopen. Misschien heeft u hier bij een éérste bestelling geen last van, maar bij meerdere orders van verschillende leveranciers zult u toch een spreekwoordelijke stok achter de deur moeten hebben.

Zo kan een onervaren productmanager, die bijvoorbeeld even niet goed zit op te letten, grote problemen veroorzaken waardoor uw winstmarge in rook opgaat. Daarom is het van belang om deze problemen vroegtijdig te constateren, het liefste als de producten nog in de fabriek zijn.

Stel dat u defecte producten ontvangt, dan wordt het vaak onwijs lastig om de fabriek zover te krijgen dat ze voor hun gebreken opdraaien. Dit geldt natuurlijk helemaal wanneer u de goederen reeds heeft betaald en ontvangen. Wilt u deze risico’s minimaliseren? Dan kunt u bijvoorbeeld een pre-shipment inspection of container loading check laten uitvoeren.

5. Geen kennis van cijfers

Veel importeurs maken fouten bij importeren uit China. Vaak hebben ze zelf weinig kennis van cijfers zoals de omzet, winstmarge, voorraden, productiekosten etc. Daarnaast komt het relatief vaak voor dat bijvoorbeeld een webshopeigenaar geen juiste voorspellingen doet. Denk bijvoorbeeld aan het aantal producten dat hij verkoopt en op voorraad heeft.

Zodra hun voorraad leeg begint te raken gaan ze vaak pas een nieuwe bestelling plaatsen. Op het moment dat hun nieuwe bestelling arriveert, zijn sommige producten al wekenlang niet op voorraad. Anderen bestellen bijvoorbeeld rond de Chinese feestdagen niet lang genoeg vooruit, wat ongetwijfeld zal zorgen voor onnodige voorraadproblemen.

6. Geen kennis van Chinese zakencultuur

Talloze bedrijven importeren vanuit China zonder daarbij enige kennis te hebben van de Chinese zakencultuur. Vaak kan dit verschil worden toegeschreven aan het hanteren van een westerse mentaliteit bij het zakendoen in China.

China heeft een rijke en complexe geschiedenis, waardoor niet alles direct is wat het lijkt. Soms bedoelt iemand ja, maar zegt diegene bijvoorbeeld nee. Heeft u hier geen enkele kennis of ervaring mee, dan kan dit op termijn tot behoorlijke frustraties leiden.

Gecombineerd met het feit dat Chinese zakenpartners vaak de voorkeur geven aan het communiceren in hun moedertaal, kunt u bij gebrek aan kennis misschien beter een externe partner vinden die u hierin kan bijstaan.

Zo kunt u moeiteloos een uitstekende zakenrelatie opbouwen met leveranciers en krijgt u tijdens het inkoopproces in China juridische ondersteuning waar u dat nodig heeft. Daarnaast kunt u flink wat kostbare tijd besparen, omdat uzelf niet naar China hoeft te reizen. Bovendien scheelt dit natuurlijk ook direct de nodige reis- en verblijfskosten.