Spec Sheet: Uw productspecificaties op een rijtje

Spec Sheet: Uw productspecificaties op een rijtje

Als u een goede leverancier heeft gevonden bepaalt u of het prototype dat deze u opstuurt goed genoeg is. Dit is een voorbeeld van hoe de rest van de productie eruit moet zien. Een goedgekeurd prototype is echter niet genoeg. Om problemen en misverstanden te voorkomen maakt u een lijst voor de leverancier met de specificaties waaraan uw product moet voldoen: een spec sheet. De lijst moet in onze optiek gedeeld worden met alle betrokken partijen in het productieproces (uw leverancier, uw kwaliteitscontrolebedrijf en uw eventuele agent) en deze dient geactualiseerd te blijven op de feitelijke situatie. De specificaties dienen namelijk ook als referentie voor kwaliteitscontrole. Inspecteurs kunnen de staat waarin de producten verkeren vergelijken met uw specificaties. Daarom is de informatie van een spec sheet een van de meest belangrijke dingen voor een onafhankelijk inspectiebedrijf. Hiermee weet de inspecteur namelijk precies op welke eisen hij moet controleren, bóven op de zaken die hij sowieso inspecteert.

Specificaties moeten op zijn minst de volgende aspecten omvatten:

  • Hoeveelheden
  • Verwachte Levertijden
  • Inhoud van dozen en van de verkoopverpakking
  • Vorm en uiterlijk van de verpakking
  • Afmeting en gewicht
  • Labels, logo’s, merkjes, streepjescodes en kaartjes
  • Afwerking , kleur en andere visuele zaken
  • Assemblage en vakmanschap
  • Grondstoffen, materiaal en onderdelen

Wat we vaak zien is dat Westerse bedrijven hun specificaties net zo aan Chinese leveranciers voorleggen als aan Westerse leveranciers. Dat is waar het mis gaat. Een onjuiste aanname is dat de leverancier of uw kwaliteitscontrolebedrijf uw product en uw wensen volledig begrijpt zonder een gedetailleerde en georganiseerde controlelijst.

De crux zit hem in de formulering van gedetailleerde specificaties, zodat er geen ruimte voor eigen interpretatie overblijft. Wees zo specifiek mogelijk, want de fabrikant kan niet in uw hoofd kijken. Uw methoden voor het meten en testen van die gedetailleerde specificaties moeten daarbij vermeld worden. Nog een paar tips voor een duidelijke spec sheet volgen hieronder:

  • Een lijst van definities aan het begin voorkomt verwarring over de rest van de specificaties.
  • Noem altijd de standaarden die u gebruikt: de standaarden die in het land van verkoop gelden, maar ook de Pantone kleuren, het metrische systeem, ISO standaarden, etc.
  • Specificeer de omstandigheden van de verscheping, zodat de leverancier rekening kan houden met vochtigheid en temperaturen.
  • Welke afwijkingen kunt u nog tolereren? En wat is de consequentie als de leverancier daaroverheen gaat? Specificeer kleine en grote defecten.
  • Omschrijf de QC tests die de fabriek moet uitvoeren in detail.
  • Gebruik duidelijke taal en vermijdt ambigue verwijzingen.

In het ideale geval kunt u deze punten in samenspraak met uw kwaliteitscontrolebedrijf samenstellen en deze door hen toe te laten lichten (in de Chinese taal) aan de leverancier. Op deze manier worden misverstanden vooraf getackeld en wordt voorkomen dat u meer risico loopt dan nodig.



Volg ons en blijf op de hoogte